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Visio conférence : Comment optimiser son temps ?

Le terme de Visio conférence est de plus en plus courant. Surtout, en entreprise. La Visio conférence est le fait de pouvoir se parler et se voire en même temps. Deux ou plusieurs interlocuteurs qui se trouvent dans différents endroits peuvent interagir sans se déplacer et même s’envoyer des fichiers. Ou faire des partages d’écran. Quels avantages peut apporter un système de Visioconférence (ou vidéoconférence) ?

Avantages de la Visio Conférence :

La Visio conférence est devenue indispensable en entreprise, surtout pour les entreprises multinationales. Quels avantages apporte-t-elle ?

  • Voir le visage de ses interlocuteurs est important lors de réunions ou de négociations. Or la vidéo conférence facilite la tâche,
  • Le gain de temps et d’argent : la Visio conférence fait gagner du temps car les employés n’ont pas à se déplacer. Ce qui permet aussi d’économiser les frais de déplacement,.
  • Elle permet d’accroître l’efficacité des employés et leur productivité grâce à la communication.
  • Elle peut servir dans différentes tâches dans l’entreprise : faire des entretiens, des formations et des réunions de travail,
  • La Visio conférence permet aussi de rester à proximité des employés qui travaillent hors du bureau. Et permet le travail à domicile,
  • Les solutions de Visio conférence facilitent la programmation de réunions.

Comment optimiser votre vidéo conférence :

Les vidéoconférences sont un outil utile. A condition que celles-ci soient utilisées à bon escient. Pour cela quelques conseils simples sont à suivre :

Avant la vidéo conférence, il faut préparer correctement son sujet et élaborer un plan pour la conférence. Annoncer le sujet aux participants lors de l’envoie des invitations. Également, transmettre les documents longs à lire ou qui nécessitent une analyse, permet de faire un gain de temps lors de la conférence. De plus, il est nécessaire de faire des tests techniques avant le lancement de la réunion. Pour éviter de perdre du temps et d’en faire perdre à ses interlocuteurs.

Lorsque la réunion débute, il faut préciser qui est présent. Et présenter ceux qui ne se connaissent pas. Ensuite, rappeler le thème de la réunion et le plan. Pendant la réunion il faut faire participer au maximum ses interlocuteurs en leur accordant la parole, ou avec un partage d’écran.

A la fin de la réunion, faire un récapitulatif des points abordés et établir le plan d’action de chaque interlocuteur.

Pour conclure, il faut savoir que la Visioconférence peut passer par une solution en ligne ou intégrée. Les versions professionnelles assurent la sécurité des données. De plus, les communications sont gratuites. Cependant, elles nécessitent beaucoup de matériel lorsqu’il y a plusieurs présents au même endroit. Entre autres, des caméras 360 degrés, plusieurs micros et une grande bande passante. Ce matériel peut coûter assez cher il faut donc en évaluer le coût avant d’installer une telle solution.

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